Co zawiera wykaz podatników VAT
Wykaz działa od 1 września 2019 r. i łączy w jednym miejscu dane, które wcześniej były rozproszone: podatników VAT czynnych, zwolnionych, wykreślonych z rejestru, przywróconych oraz tych, którym odmówiono rejestracji. Do każdego podmiotu przypisane są numery rachunków rozliczeniowych zgłoszone do urzędu skarbowego lub CEIDG, a także daty rejestracji, wykreślenia i przywrócenia oraz podstawy prawne tych zdarzeń.
Wykaz jest aktualizowany raz na dobę, w dni robocze. Dlatego każde sprawdzenie ma sens tylko na konkretny dzień, a wyszukiwarka i API zwracają identyfikator wyszukiwania, który potwierdza, kiedy i co sprawdzono.
Kiedy weryfikacja jest obowiązkowa
Formalnie nikt nie nakazuje sprawdzać każdego kontrahenta. Konsekwencje pojawiają się przy płatnościach: jeżeli jednorazowa transakcja z innym przedsiębiorcą przekracza 15 000 zł brutto, a sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT, przelew musi trafić na rachunek widniejący w wykazie na dzień zlecenia przelewu. Płatność na inny rachunek oznacza dziś wyłączenie wydatku z kosztów uzyskania przychodu i odpowiedzialność solidarną za VAT kontrahenta.
W praktyce sprawdza się więc: każdego nowego dostawcę przed pierwszą fakturą, każdego kontrahenta przed przelewem powyżej 15 000 zł oraz okresowo całą bazę dostawców, bo status i rachunki zmieniają się bez uprzedzenia.
Sposób 1: wyszukiwarka na podatki.gov.pl
Najprostszy wariant. Wchodzisz na stronę wykazu, wpisujesz NIP, REGON, numer rachunku albo fragment nazwy i wybierasz dzień, na który chcesz sprawdzić dane (domyślnie dzisiejszy). Wynik pokazuje pełne dane podmiotu, status VAT, listę rachunków i identyfikator wyszukiwania. Stronę wyniku możesz wydrukować do PDF i dołączyć do faktury.
Wada: jedno sprawdzenie na raz i limit zapytań z jednego adresu IP wspólny z API. Przy dwudziestu fakturach dziennie to jeszcze działa, przy dwustu już nie.
Sposób 2: API Ministerstwa Finansów
Wykaz ma publiczne API z dwiema metodami. search zwraca pełne dane podmiotu i identyfikator wyszukiwania; jedno zapytanie może dotyczyć do 30 NIP-ów, a dziennie z jednego IP można wykonać 100 takich zapytań. check odpowiada tylko „TAK” lub „NIE” na pytanie, czy dany rachunek jest przypisany do danego NIP-u na dany dzień, z limitem 5000 podmiotów dziennie. Przekroczenie limitu blokuje dostęp do północy, także w wyszukiwarce. Więcej w poradniku o limitach API.
Sposób 3: plik płaski
Dla systemów, które muszą sprawdzać tysiące par NIP i rachunek dziennie, MF publikuje codziennie plik płaski. Nie zawiera on jawnych danych, tylko skróty kryptograficzne par „data + NIP + rachunek”, więc pozwala jedynie potwierdzić, że posiadana para znajduje się w wykazie. Wymaga własnej implementacji i nie zwraca nazwy ani statusu. To narzędzie dla integratorów i dużych działów rozliczeń, nie dla biura z dziesięcioma klientami.
Sposób 4: narzędzia hurtowe
Pomiędzy wyszukiwarką a własną integracją są narzędzia, które przyjmują listę NIP-ów i oddają raport. Programy księgowe i ERP mają zwykle wbudowaną weryfikację przy księgowaniu i przy paczce przelewów. Dla list spoza systemu, na przykład eksportu z CRM albo zestawienia od klienta biura, wygodniejszy jest plik: w Nipscan wgrywasz CSV lub XLSX, dostajesz status, dane podmiotu, liczbę rachunków, datę i identyfikator wyszukiwania, i pobierasz raport Excel. Do 30 numerów bez logowania, do 100 po założeniu bezpłatnego konta. Porównanie podejść znajdziesz w poradniku o masowej weryfikacji z Excela.
Co dokładnie sprawdzić
- Status VAT. „Czynny” pozwala odliczyć VAT z faktury. „Zwolniony” oznacza fakturę bez VAT. „Niezarejestrowany” to sygnał ostrzegawczy: albo podmiot został wykreślony, albo nigdy nie był zarejestrowany. Sprawdź daty i podstawę wykreślenia.
- Rachunek bankowy. Numer, na który płacisz, musi być na liście rachunków podmiotu na dzień zlecenia przelewu. Rachunki wirtualne (indywidualne numery do płatności masowych) są rozpoznawane przez wykaz, jeśli są powiązane z rachunkiem rozliczeniowym zgłoszonym przez kontrahenta.
- Dane podmiotu. Nazwa, NIP, REGON i adres muszą zgadzać się z fakturą. Rozjazd w nazwie przy poprawnym NIP-ie to zwykle nieaktualne dane na fakturze, ale warto to wyjaśnić.
- Dzień sprawdzenia. Sprawdzasz na dzień przelewu, nie na dzień faktury. Jeżeli przelew wychodzi tydzień po sprawdzeniu, sprawdź ponownie.
Rachunku nie ma w wykazie. Co teraz?
Masz trzy wyjścia. Najlepsze: poproś kontrahenta, żeby zgłosił rachunek (spółki przez NIP-8 lub aktualizację w KRS, jednoosobowe działalności przez CEIDG); wpis pojawia się w wykazie zwykle po jednym lub dwóch dniach. Drugie: zapłać z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, jeśli faktura na to pozwala; MPP chroni przed odpowiedzialnością solidarną. Trzecie: zapłać i w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu złóż zawiadomienie ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla Ciebie jako płacącego. Zawiadomienie można wysłać elektronicznie. W czasie stanu zagrożenia epidemicznego termin wynosił 14 dni; dziś obowiązuje 7.
Przy płatnościach kartą, gotówką lub kompensatą przepisy o wykazie nie mają zastosowania, ale limit 15 000 zł dla transakcji między przedsiębiorcami wymaga i tak rozliczenia bezgotówkowego.
Co zachować jako dowód
Identyfikator wyszukiwania, datę i godzinę, sprawdzony NIP i numer rachunku oraz wynik. W wyszukiwarce wystarczy wydruk do PDF, w narzędziach hurtowych raport z identyfikatorami. Zachowaj to razem z dokumentem księgowym przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli pięć lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Jak ułożyć z tego procedurę, opisujemy w poradniku o dokumentowaniu weryfikacji.
Najczęstsze błędy
- Sprawdzenie tylko statusu VAT, bez rachunku. To rachunek decyduje o sankcjach przy przelewie.
- Sprawdzenie na dzień faktury zamiast na dzień przelewu.
- Brak zapisanego identyfikatora. Bez niego trudno wykazać, że sprawdzenie w ogóle się odbyło.
- Płatność na rachunek zagraniczny lub rachunek oszczędnościowy kontrahenta. Takie rachunki nie trafiają do wykazu.
- Poleganie na sprawdzeniu sprzed miesiąca. Wykaz zmienia się codziennie.